Gebruikers beheren

Datum: 2018-10-03
Versie: 2.1
Om te kunnen starten moet u inloggen op de klantomgeving:
https://leverancier.ecmanage.nl/klant

Daarbij is “leverancier” gelijk aan de naam zoals die is aangeleverd bij de aanschaf van Ecmanage. En “klant” is gelijk aan de bedrijfscode zoals ingevuld bij het aanmaken van de klantomgeving.

U komt dan in het inlogscherm van de klantomgeving. Log hier in met een gebruiker die de bevoegdheid heeft om gebruikers te beheren. Standaard zijn dit de rollen klantadmin en leverancieradmin.

Opzoeken gebruikers

Ga via het hoofdmenu naar Onderhoud >> Gebruiker accounts:

image1

Met behulp van het zoekveld kan je gebruikers opzoeken. Met het keuzeveld is aan te geven in welk veld gezocht moet worden (achternaam, voornaam, personeelsnummer of gebruikersnaam).

Met het keuzeveld “Afdeling” kan het zoeken beperkt worden tot gebruikers in die afdeling of een van de eventuele onderliggende afdelingen. Het “Filter” zoekveld kan ingevuld worden om de lijst met afdelingen korter te maken.

Toevoegen nieuwe gebruiker

Klik op de knop “Toevoegen” om een nieuwe gebruiker toe te voegen:

image2

<Personeelsnr>
Een unieke code voor deze gebruiker. Dit veld wordt over het algemeen gebruikt voor koppelingen met een ERP systeem.
<Gebruikersnaam>
Een unieke naam die de gebruiker nodig heeft om op deze omgeving in te loggen. Bij het opslaan van de gebruikersnaam worden speciale karakters verwijderd. Bijvoorbeeld een “ë” wordt een gewone “e”. Bij het inloggen wordt het zelfde gedaan met de ingevulde gebruikersnaam. Hierdoor kan een gebruiker met een speciale karakter in zijn gebruikersnaam altijd inloggen.
<Wachtwoord>

Bij het aanmaken van een wachtwoord dient deze aam de volgende criteria te voldoen:

  • Minimaal 8 karakters
  • Bevat een kleine letter
  • Bevat een hoofdletter
  • Bevat een nummer
  • Bevat een special teken

Wanneer er een (nieuw) wachtwoord is ingesteld is deze default 30 dagen beschikbaar. Alle ingestelde wachtwoorden zijn tijdelijk. Na de eerste inlog dient deze gelijk te worden gewijzigd.

<Afdeling>
Geeft aan in welke afdeling deze gebruiker zit. Deze gebruiker kan in het systeem enkel andere gebruikers vinden die in die afdeling, of eventuele onderliggende afdelingen zit.
<Functie>
Geeft aan welke functie de gebruiker heeft. Dit wordt gebruikt om te bepalen welk(e) pakket(ten) de gebruiker heeft. Een gebruiker kan ook meerdere functies hebben.
<Dienstverband>
Geeft aan welk dienstverband de gebruiker heeft. Dit wordt gebruikt om te bepalen welk(e) pakket(ten) de gebruiker heeft.
<Overeenkomst getekend>
Geeft aan of de gebruiker de overeenkomst getekend heeft. Deze wordt automatisch aangevinkt zodra een gebruiker dat bij de eerste keer bestellen doet.
<Kan pers. geb. prod. bestellen>
Het is mogelijk producten aan specifieke gebruikers te koppelen. Deze worden in de bestellijst alleen getoond als dit veld aangevinkt is.
<Actief>
Geeft aan of deze gebruiker actief is. Inactieve gebruikers tellen niet mee voor het systeem. Ze kunnen niet inloggen of bestellen, en er kan ook niet voor ze besteld worden.
<Inloggen vanaf>
Geeft aan vanaf welke datum de gebruiker mag inloggen. Tot die datum is de gebruiker effectief geblokkeerd.
<Startpakket besteld>
Geeft aan of iemand een startpakket besteld heeft. Deze wordt automatisch aangevinkt zodra een gebruiker een startpakket besteld.
<Startpakket vanaf>
Vanaf welke datum moet het startpakket besteld worden? Zodra deze datum verstrijkt, en het startpakket niet al besteld is, moet de gebruiker de eerst volgende keer een startpakket bestellen.
<Rollen>
Geeft aan welke rollen de gebruiker heeft. Met behulp van paginabeveiliging kan per rol bepaald worden welke pagina’s gebruikers met die rol mogen zien.

Druk vervolgens op “Opslaan” om de gebruiker op te slaan en terug te gaan naar de gebruikerlijst. Of druk op “Volgende” om de gebruiker op te slaan en door te gaan naar het beheren van de adressen van deze gebruiker.

Wijzigen bestaande gebruiker

Als er bij de zoekresultaten op het pennetje of het vergrootglas geklikt, wordt de bestaande gebruiker die daarbij hoort geopend.

Door op het pennetje te klikken wordt het Profiel tabblad getoond.
Door op het vergrootglas te klikken wordt het Accountgegevens tabblad getoond. Deze pagina vat de belangrijkste gegevens van de persoon samen en toont wat deze persoon in bezit heeft.

Bovenaan elk tabblad is een lijst met knoppen aanwezig die het mogelijk maakt tussen de tabbladen te wisselen of terug te gaan naar de lijst met zoekresultaten:

image3

Terug naar de lijst
Gaat terug naar de lijst met zoekresultaten.
Profiel beheren
Dit is de zelfde pagina als bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker, maar heeft alle gegevens van de bestaande gebruiker ingevuld en kunnen naar wens gewijzigd worden.
Adressen beheren

Op deze pagina kunnen de adressen van de gebruiker beheerd worden.

De enige adressen die hier getoond worden, zijn de adressen die aan staan in de klantinstellingen. Adressen die bij klantinstellingen op “Alleen lezen” staan zijn wel zichtbaar, maar niet door de gebruiker zelf gewijzigd worden.

image4

Indien een adres niet ingevuld is wordt deze niet getoond in het bestelscherm. Ongeacht of deze aan staat in de klantinstellingen.

Wachtwoord beheren

Op deze pagina kan het wachtwoord van de gebruiker beheerd worden.

image5

Indien iemand de rol “klantadmin” of “leverancieradmin” heeft, is het mogelijk om bij de gebruiker af te dwingen dat hij bij de eerst volgende keer inloggen zijn wachtwoord moet wijzigen. Dit kan door op “Afdwingen” te klikken.

Iedereen kan via deze pagina zijn wachtwoord wijzigen. Vul hiervoor de 2 wachtwoord invulvelden in en druk op “Wijzig”.

Bij het aanmaken van een wachtwoord dient deze aam de volgende criteria te voldoen:

  • Minimaal 8 karakters
  • Bevat een kleine letter
  • Bevat een hoofdletter
  • Bevat een nummer
  • Bevat een special teken

Wanneer er een (nieuw) wachtwoord is ingesteld is deze default 30 dagen beschikbaar. Alle ingestelde wachtwoorden zijn tijdelijk. Na de eerste inlog dient deze gelijk te worden gewijzigd.

Maten beheren

Op deze pagina zijn er twee mogelijkheden, ‘Persoonsmaten’ en ‘Maatinformatie’. De eerste optie, persoonsmaten, geeft een overzicht van het pakket van de persoon, hier kunnen de maten worden ingevoerd of gewijzigd:

image6

Gebruikers hebben hun eigen maten, bij een meetsessie kunnen deze hier worden vast gelegd of worden geïmporteerd. Zodra een gebruiker een bestelling doet selecteert het systeem de maten die hier zijn ingevuld.

De maat wordt alleen geselecteerd als de ingevulde maat ook daadwerkelijk te bestellen is, en de gebruiker niet recentelijk al een andere maat besteld heeft. Het systeem houdt bij wanneer deze maten (en eventueel maatafwijkingen) opgeslagen zijn. Het systeem bepaald dan wanneer de gebruiker elk product voor het laatst besteld heeft en gebruikt de maat van de recentste van de twee.

De tweede optie, maatinformatie, is puur informatief.

image7

Tijdens het bestellen kan de gebruiker op het vraagteken klikken die in de kop van elke productgroep wordt getoond:

image8

Er komt dan een dialoog omhoog die een link naar een eventuele maat instructies (een pdf document) toont en de maatinformatie zoals ingevuld bij de gebruiker:

image9

Indien er geen maatinformatie is ingevuld wordt dat deel niet weergegeven.

Producten koppelen:

In dit scherm kunnen producten aan de geselecteerde gebruiker gekoppeld worden. Eerst krijg je een overzicht te zien van welke producten en welke maten hiervan gekoppeld zijn aan deze gebruiker:

image10

Door op het kruisje voor een product te klikken kun je deze verwijderen. Ook is het mogelijk om producten aan te vinken en dan op “Verwijderen” te klikken.

Door op wijzigen te klikken kan je gekoppelde producten toevoegen of wijzigen. Voor meer informatie, zie de handleiding Persoonsgebonden producten.

Toon accountgegevens:

In dit scherm worden de belangrijkste gegevens van de gebruiker weergegeven. Dit scherm wordt ook getoond als er in de lijst op het vergrootglas wordt geklikt.

image11

Gebruikersovereenkomst

Het is mogelijk om gebruikers een overeenkomst te laten ondertekenen.

Ga naar Onderhoud >> Gebruiker overeenkomst om de overeenkomst te activeren en te wijzigen:

image12

Om de overeenkomst te activeren voor een afdeling moet eerst de afdeling geselecteerd worden en daarna moet het vinkje “actief” worden aangevinkt. Vervolgens kan in het tekst veld een overeenkomst opgesteld worden. Het is hierin ook mogelijk om gebruik te maken van de opmaak toolbar.

Voor gebruikers die de overeenkomst nog niet hebben ondertekend verschijnt deze overeenkomst bij het scherm “Bestellingen voor mijzelf”. De gebruiker kan pas door zodra hij de overeenkomst geaccepteerd heeft.

In de lijst met gebruikers in het scherm Gebruiker accounts geeft de kolom “Overeenkomst” aan of de gebruiker de overeenkomst getekend heeft.