Bestelstatus via koppeling

Datum: 2019-06-05
Versie: 1.1

Het is mogelijk om deze status updates voor gehele orders in 1 keer te doen, of per product.

Statusupdates op bestellingsniveau

Om een gehele order in 1 keer af te melden ziet de XML er als volgt uit:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="yes"?>
<orderstatusses>
   <orderstatus ordercode="ANGELAIR1098154"
                orderstatus="PRODUCTION" />
</orderstatusses>

Alle elementen zijn verplicht. Bij orderstatus kunnen de volgende statussen worden ingevuld:

  • PRODUCTION
  • DELIVERY
  • RECEIVED

PRODUCTION kan worden gebruikt om aan te geven dat deze bestelling geproduceerd is. Hier voor moet op de klantomgeving bij Klantinstellingen de instelling “Artikelen van een bestelling automatisch klaar voor verzending?” op handmatig staan.

Een goed moment voor deze statusupdate is op het moment dat het ERP systeem de bestelling ingelezen heeft. Zo ziet de gebruiker op de website gelijk een update van de bestelling, en is het ook makkelijk te controleren of bestelling succesvol van Ecmanage overgekomen is naar het ERP systeem.

DELIVERY kan worden gebruikt om aan te geven dat deze bestelling verzonden is. Hier voor moet op de klantomgeving bij Klantinstellingen de instelling “Moeten de goederen van een bestellingen automatisch naar de besteller of klant worden verstuurd?” op handmatig staan.

Een goed moment voor deze statusupdate is op het moment dat de bestelling overgedragen wordt aan de transporteur. Bijvoorbeeld tijdens het draaien van de pakbon.

RECEIVED kan worden gebruikt om aan te geven dat deze bestelling ontvangen is. Hier voor moet op de klantomgeving bij Klantinstellingen de instelling “Artikelen van bestellingen worden automatisch ontvangen door de drager.” op handmatig staan.

Deze optie kan het makkelijkst worden gebruikt als er sprake is van een transporteur die ontvangstbevestigingen afgeeft.

Zodra de order een statusupdate krijgt, wordt deze gelijk door het systeem doorgezet naar de volgende status en is dit gelijk zichtbaar bij Bestelstatus.

Statusupdates op bestelregelniveau

Per product van een bestelling aangeven wat de status is werkt het zelfde als op bestellingsniveau, maar heeft extra velden nodig:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="yes"?>
<orderstatusses>
   <orderstatus ordercode="ANGELAIR1098154"
                orderstatus="PRODUCTION"
                productid_extern="38560/805-BLK"
                measurevalue="M"
                quantity="5" />
   <orderstatus ordercode="ANGELAIR1098154"
                orderstatus="DELIVERY"
                productid_extern="38561/805-BLK"
                measurevalue="M"
                quantity="3" />
   <orderstatus ordercode="ANGELAIR1098154"
                orderstatus="RECEIVED"
                assortmentid_extern="58560/231_6200-52"
                quantity="3" />
</orderstatusses>

Het is mogelijk om of een assortmentid_extern of de combinatie van productid_extern en measurevalue mee te geven om welk product en welke maat het gaat.

Het ingevulde aantal geeft aan hoeveel van dat product geproducteerd, geleverd of ontvangen wordt. Als er in de bestelling meer van dat product voorkomen, zal het overige aantal een aparte status krijgen.

  • Voor “PRODUCTION” is dat “niet produceerbaar” en geef je aan dat dit overige aantal niet geleverd kan worden en krijgt de drager het budget voor dat aantal terug.
  • Voor “DELIVERY” wordt het overige aantal in backorder gezet en kan met een tweede (of derde, of zoveel als nodig) import alsnog verstuurd worden.
  • Voor RECEIVED blijft het overige aantal op “Verzonden” staan en kan ook met extra imports alsnog als ontvangen gemarkeerd worden.

Zodra een orderregel een statusupdate krijgt, is die wijziging gelijk zichtbaar bij Bestelstatus. Maar de status van de gehele bestelling wordt pas doorgezet als alle producten binnen de bestelling de update hebben ontvangen.

Als een bestelling voor zelfs maar 1 product nooit de status update krijgt, zal de bestelling “vast” blijven zitten in die status. Het is dus belangrijk om voor elk product een status update te sturen.

Wijzigen bestelregelniveau

Hoe om te gaan met de situatie dat een order naar ERP is gestuurd maar daar toch een wijziging krijgt?

In de basis is hier de stap productie planning voor aanwezig. We hebben het dan over het orderstatus bericht van type “PRODUCTION”. Maar wat als de order al gedeeltelijk is uitgeleverd en daarna blijkt een product niet leverbaar. In die situatie is het mogelijk dat een order nog niet volledig geleverd is. Ook dan is het nog toegestaan dat er een orderstatus bericht wordt gestuurd van het type “PRODUCTION”. Er wordt dan gecontroleerd of er nog wel voldoende artikelen binnen de order op nog te leveren staan. Indien dit het geval is en het production bericht bevat minder producten dan wordt er een correctie toegepast op het verschil. Deze artikelen worden ingesteld op “niet produceerbaar” en het budget wordt voor dit gecorigeerde aantal terug geboekt.

Als alternatief is het ook mogelijk om de resterende open staande artikelen allemaal in productie te nemen door een orderstatus bericht voor de gehele order te sturen. Het systeem zal dan alle orderregels die nog volledig of gedeeltelijk openstaan in productie nemen. Daarmee is dan de gehele order compleet.